Mutatie van huurder(s)
Is er sprake van mutatie van huurders, dan is het proces voor de verhuurder gemakkelijk. De uitvoering van het proces is eenvoudiger omdat geen overleg met de huurder hoeft te worden gevoerd, die is er immers niet. Er is dan ook geen proces aan de huurders kant. De formule van de huurcommissie geldt in dit geval niet.
De verhuurder rekent uit of de mogelijke huurverhoging door labelverbetering de investering rechtvaardigt. Het Maatwerkadvies vormt hiervoor de basis.
STAPPENPLAN ZITTENDE HUURDER
Hieronder wordt schematisch het proces weergegeven voor de huurder bij een zittende huurder (het proces voor de vehuurder volgt daaronder):
- Oriëntatiefase
- Herkenning
- Erkenning
- Acceptatie
ORIËNTATIEFASE
In de oriëntatiefase zijn zowel huurder als verhuurder zich aan het oriënteren op energiebesparende maatregelen en de gevolgen voor de huurprijs.
Huurverhoging
De uiteindelijke huurverhoging is pas definitief bekend na oplevering van de werkzaamheden en het meer-/minderwerk. De totale investering inclusief meer-/minderwerk is de basis voor de berekening van de huurverhoging volgens het model van de huurcommissie. Er zal dus duidelijk gecommuniceerd moeten worden dat deze huurverhoging indicatief is en wellicht hoger of lager uitvalt. En: huurders die al (zeer) energiebewust leefden, behalen na renovatie relatief minder (financieel) voordeel omdat hun lasten al laag waren.
In veel gemeenten zijn voor huurders wijksteunpunten wonen of huuradviesteams beschikbaar. De medewerkers hiervan kunnen een quickscan laten uitvoeren op de woning. Ook kunnen zij de huurder bijstaan bij het vervolgproces.
Wanneer huurder en verhuurder besluiten energiebesparende maatregelen te willen nemen, gaat u door naar de volgende fase: herkenning.
HERKENNING
Op basis van de indicatieve huur en investering komen huurder en verhuurder al dan niet overeen om energiebesparende maatregelen door te voeren. Op basis van het voorlopig ontwerp spreken huurder en verhuurder over eisen en wensen voor de woningaanpassingen. Dit gebeurt aan de hand van een zogenaamd Maatwerkadvies. Dit vormt de basis voor de uit te voeren energiebesparende maatregelen, de benodigde investeringen en de uiteindelijke energiebesparing.
ZAV
Wellicht komen uit dit overleg andere zaken naar voren die leiden tot een aanpassing van het voorlopig ontwerp. Hier heeft de huurder namelijk de mogelijkheid om comfortwensen of andere specifieke wensen in te brengen die niets met energiebesparende maatregelen te maken hebben, zoals bijvoorbeeld een nieuwe badkamer. Bovendien kan dit ontwerp leiden tot een verdeling van kosten en/of werkzaamheden. Daarbij kan worden gedacht aan zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV), overeenkomst tot woningverbetering, verbouwovereenkomst en huurprijsaanpassingen na gereedkomen van de werkzaamheden.
Bouwmaatpas
Wanneer de huurder zelf de voorzieningen wil aanbrengen en de verhuurder gaat daarmee akkoord, dan kan de huurder de verhuurder vragen om gebruik te maken van zijn Bouwmaat-pas, waarmee tegen groothandelsprijzen kan worden ingekocht. Wanneer de huurder en de verhuurder akkoord zijn met het plan, komt de volgende stap: erkenning
ERKENNING
De uitkomsten uit het maatwerkadvies en het overleg tussen huurder en verhuurder resulteren in een definitief ontwerp. Hierin worden de wensen die de huurder heeft en de verhuurder wil realiseren opgenomen. Dit ontwerp wordt tevens omgezet in een begroting, veelal op basis van kengetallen of eenheidsprijzen. De verhuurder zal met de huurder overleggen over de huurverhoging die deze woningverbetering met zich meebrengt. De Verhuurder kan hierbij gebruik maken van het rekentool "Huurverhoging na woningverbetering". Deze tool is gebaseerd op het gelijknamige beleidsboek van de huurcommissie.
Huurder en verhuurder zullen in deze fase het definitief ontwerp nog eens goed doornemen, evenals de nieuwe huur en de planning. De verhuurder gaat hierna immers aanbesteden en kosten maken, terwijl de huurder wil weten waar hij aan toe is. Het definitief ontwerp wordt vervolgens gebruikt om offerte(s) op te vragen.
Op basis van deze offertes kan het rekentool preciezer worden ingevuld en zal de verhuurder de daaruit voorkomende maximaal toegestane huurverhoging nogmaals met de huurder bespreken. Bent u akkoord dan zal de verhuurder een contract woningverbetering opstellen waarin o.a. de nieuwe huurprijs vermeld staat.
Na ondertekening kan de verhuurder het besluit nemen om te gaan aanbesteden. Voor de huurder volgt nu nog één fase: acceptatie.
ACCEPTATIE
Nu alle voorbereidingen zijn getroffen en de overeenkomst met de verhuurder is getekend, laat u één of meer aannemers hun offerte uitbrengen. Tevens zal hij de eventueel benodigde vergunningen aanvragen. Bij de aanbesteding (als er meerdere offertes zijn opgevraagd) of bij de directe gunning wordt het werk aan een aannemer gegund. In het geval dat de huurder zelf aan de slag gaat in het kader van de ZAV-regeling zal de verhuurder op een zelfde manier met de huurder communiceren.
Denk daarbij aan de volgende afspraken:
- de planning
- wijzigingen in de uitvoering
- meer- en minderwerk
- facturatie
- levertijden van producten
- enz.
De huurder weet aan de hand van de planning die hij van de verhuurder heeft gehad wat hem te wachten staat. Aangezien bouwplanningen nog al eens wijzigen, zal in principe de aannemer(opzichter)deze wijzigingen met de huurder communiceren.
Zodra de werkzaamheden gereed zijn zal de verhuurder of een door hem aangestelde bouwkundig adviseur dan wel de maatwerkadviseur deze werkzaamheden controleren. Zijn de energiebesparende werkzaamheden uitgevoerd conform het maatwerkadvies dan krijgt het object het daarvoor geldende hogere label.
Zijn de overige werkzaamheden ook uitgevoerd conform de wensen van de huurder, dan zal vanaf de eerste van de volgende maand de nieuwe huurprijs gelden.
STAPPENPLAN ZITTENDE HUURDER
Hieronder wordt schematisch het proces weergegeven voor de verhuurder bij een zittende huurder:
- Oriëntatiefase
- Voorlopig ontwerp
- Definitief ontwerp
- Aanbesteding
- Bouw
- Oplevering
Oriëntatiefase
In de oriëntatiefase zijn zowel huurder als verhuurder zich aan het oriënteren op energiebesparende maatregelen en de gevolgen voor de huurprijs.
Tip: betrek de huurder zo vroeg mogelijk bij dit proces. Wat leeft er bij de huurder, is er last van tocht, vocht of schimmel etc. Voor de huurder geldt de randvoorwaarde dat het totaal aan woonlasten niet stijgt (of slechts zodanig stijgt dat het aanvaardbaar is in relatie tot comfort verbetering). Uit onderzoek blijkt dat comfort en de huursom belangrijker zijn dan een algemene bijdrage leveren aan energiebesparing¹. Veelal zal de verhuurder willen meewerken aan het verbeteren van het comfort en het moderniseren van sanitair en keuken. De energiebesparende maatregelen worden dan gelijktijdig meegenomen.
Tip: maak in deze fase gebruik van de tool: www.verbeteruwhuis.nl. Let op: de uitkomsten uit een dergelijke tool zijn een richtlijn.
Huurverhoging
De uiteindelijke huurverhoging is pas definitief bekend na oplevering van de werkzaamheden en het meer-/minderwerk. De totale investering inclusief meer-/minderwerk is de basis voor de berekening van de huurverhoging volgens het model van de huurcommissie. Er zal dus duidelijk gecommuniceerd moeten worden dat deze huurverhoging indicatief is en wellicht hoger of lager uitvalt.
In veel gemeenten zijn voor huurders wijksteunpunten wonen of huuradviesteams beschikbaar. De medewerkers hiervan kunnen een quickscan laten uitvoeren op de woning. Ook kunnen zij de huurder bijstaan bij het vervolgproces.
Ledenvoordeel
Het kantoor van Vastgoed Belang vormt in dit proces een steunpunt voor de verhuurders. Vastgoed Belang kan de verhuurder ondersteunen met Juridisch, fiscaal, fiananciëel en bouwkundig advies.
Wanneer huurder en verhuurder besluiten energiebesparende maatregelen te willen nemen, gaat u door naar de volgende fase: het voorlopig ontwerp.
Voorlopig ontwerp
Op basis van de indicatieve huur en investering komen huurder en verhuurder overeen om energiebesparende maatregelen door te voeren. Wanneer huurder en verhuurder willen doorzetten, laat de verhuurder een voorlopig ontwerp maken met een daarbij behorend programma van eisen.
Op basis van dit voorlopig ontwerp spreken huurder en verhuurder over eisen en wensen voor mogelijke aanpassingen aan de woning. Dit gebeurt aan de hand van een zogenaamd Maatwerkadvies. Dit maatwerkadvies vormt de basis voor de uit te voeren energie besparende maatregelen. Het advies geeft inzicht in de mogelijke energiebesparende maatregelen, de investeringen die nodig zijn en de besparing die het de huurder kan opleveren voor zijn specifieke woning.
Wellicht komen uit dit overleg andere zaken naar voren die leiden tot een aanpassing van het voorlopig ontwerp. Specifieke wensen van de huurder kunnen hier worden meegenomen. Bovendien kan dit ontwerp leiden tot een verdeling van kosten en/of werkzaamheden. Daarbij kan worden gedacht aan zelf aangebrachte voorzieningen (ZAV), overeenkomst tot woningverbetering, verbouwovereenkomst en huurprijsaanpassingen na gereedkomen van de werkzaamheden.
Ledenvoordelen
In het geval dat de verhuurder akkoord gaat met het zelf aanbrengen van de voorzieningen door de huurder, kan hij deze zijn Bouwmaat-pas geven om tegen groothandelsprijzen materialen in te kopen.
Vastgoed Belang kan u hierbij uitstekend ondersteunen op de volgende gebieden:
- Bouwkundig: bijvoorbeeld huidige stand van onderhoud, achterstallig onderhoud, gewenste technische en/of bouwkundige aanpassingen;
- Juridisch: welk huurrecht is van toepassing en met welke regels en/of wetgeving moet u rekening houden;
- Fiscaal/financieel: rendement van de investering en de bijbehorende wijze van financiering, subsidiemogelijkheden, fiscale mogelijkheden, enz.;
- Bedrijfseconomisch: welke kosten gaan gepaard met de mogelijke werkzaamheden, welk rendement is haalbaar, wat is de meest optimale oplossing;
- Communicatie: hoe overleg ik met de huurder(s), wat is de te verwachten huurverhoging, welke overlast krijgen de huurders mee te maken, enz.
Bent u er uit of het verantwoord is om de beslissing te nemen en is de huurder akkoord met het plan, dan komt de volgende stap: definitief ontwerp.
Definitief ontwerp
De uitkomsten uit het maatwerkadvies en het overleg tussen huurder en verhuurder resulteren in een definitief ontwerp. Hierin worden de wensen die de huurder heeft en de verhuurder wil realiseren opgenomen. Dit ontwerp wordt tevens omgezet in een begroting, veelal op basis van kengetallen of eenheidsprijzen. De verhuurder zal met de huurder overleggen over de huurverhoging die deze woningverbetering met zich meebrengt.
Rekentool huurverhoging
De verhuurder kan hierbij gebruik maken van het rekentool "Huurverhoging na woningverbetering". Deze tool is gebaseerd op het gelijknamige beleidsboek van de huurcommissie.
Huurder en verhuurder zullen in deze fase het definitief ontwerp nog eens goed doornemen, evenals de nieuwe huur en de planning. De verhuurder gaat hierna immers aanbesteden en kosten maken, terwijl de huurder wil weten waar hij aan toe is.
Het definitief ontwerp wordt vervolgens gebruikt om offerte(s) op te vragen. Op basis van deze offertes kan het rekentool preciezer worden ingevuld en zal de daaruit voorkomende maximaal toegestane huurverhoging nogmaals met de huurder worden gecommuniceerd.
Leg een en ander vast in een contract met de huurder. Het managen van het verwachtingspatroon is hier het belangrijkste.
Bent u er uit of het verantwoord is om de beslissing te nemen en is de huurder akkoord met het plan, dan komt de volgende stap: aanbesteding.
Aanbesteding
Nu alle voorbereidingen zijn getroffen en de overeenkomst met de verhuurder is getekend, laat u één of meer aannemers hun offerte uitbrengen. Tevens zal hij de eventueel benodigde vergunningen aanvragen. Bij de aanbesteding (als er meerdere offertes zijn opgevraagd) of bij de directe gunning wordt het werk aan een aannemer gegund. In het geval dat de huurder zelf aan de slag gaat in het kader van de ZAV-regeling zal de verhuurder op een zelfde manier met de huurder communiceren.
Denk daarbij aan de volgende afspraken:
- de planning
- wijzigingen in de uitvoering
- meer- en minderwerk
- facturatie
- levertijden van producten
- enz.
De huurder weet aan de hand van de planning die hij van de verhuurder heeft gehad wat hem te wachten staat. Aangezien bouwplanningen nog al eens wijzigen, zal in principe de aannemer(opzichter)deze wijzigingen met de huurder communiceren.
Zodra de werkzaamheden gereed zijn zal de verhuurder of een door hem aangestelde bouwkundig adviseur dan wel de maatwerkadviseur deze werkzaamheden controleren. Zijn de energiebesparende werkzaamheden uitgevoerd conform het maatwerkadvies dan krijgt het object het daarvoor geldende hogere label.
Zijn de overige werkzaamheden ook uitgevoerd conform de wensen van de huurder, dan zal vanaf de eerste van de volgende maand de nieuwe huurprijs gelden.
In dit deel van het proces kunt u zich laten bijstaan door de bouwkundige dienst van Vastgoed Belang. Is de aanbesteding uitgevoerd, dan volgt de volgende fase: bouw
Bouw
Dit is de fase waarin de aannemer dan wel huurder de werkzaamheden realiseert. De verhuurder zal de in de vorige fase gemaakte afspraken, de werkzaamheden en de voortgang controleren. Denk daarbij aan:
- worden de termijnen gehaald, klopt de planning
- wordt er gebouwd conform de gemaakte afspraken
- kloppen de werkzaamheden in relatie tot facturatie
Communiceer afwijkingen op o.a. de planning goed met de huurder of, als de aannemer hiervoor verantwoordelijk is, controleer dan bij de huurder of dit ook gebeurt.
Is de bouw gereed, dan volgt de laatste fase: oplevering
Oplevering
In deze laatste fase van het traject worden de werkzaamheden gecontroleerd van de aannemer (of de huurder zelf als hij de werkzaamheden uitvoert/laat uitvoeren). Verder wordt er geëvalueerd om te bezien of de werkzaamheden juist en conform de afspraken zijn uitgevoerd. Deze evaluatie zal veelal door de maatwerkadviseur worden uitgevoerd. Als deze constateert dat de energiebesparende werkzaamheden zijn uitgevoerd conform het maatwerkadvies, krijgt het object het daarvoor afgesproken hogere label.
